Santos CMI aumenta productividad con la implementación de Office 2010

Santos CMI, empresa dedicada a la gestión de proyectos para compañías del sector petrolero, energético e industrial, culminó con éxito la implementación de Office 2010 en reemplazo de una plataforma de ofimática de software abierto, lo que resultará en un ahorro de $2 millones en costos de capacitación y gastos de consultoría, un incremento del 30% en la productividad de la organización y el ahorro de un 15% en costos operativos.

Dentro de los procesos de control que ejecuta Santos CMI, el uso de herramientas tecnológicas es un elemento clave, sin embargo, el uso de software abierto generaba una serie de inconvenientes para el equipo de 400 colaboradores de la empresa, distribuidos en las oficinas de Quito y Guayaquil. 

Las mayores dificultades estaban vinculadas principalmente a la falta de compatibilidad de sus documentos con los sistemas de proveedores y clientes, así como la carencia de funcionalidades en programas de presentaciones y planillas de cálculos. A esto se sumaba la necesidad de la compañía de incurrir en gastos importantes en materia de capacitación y consultoría. 

Jefferson Dávila, Gerente de Tecnología de Santos CMI, señala que el uso de herramientas abiertas no cubría las expectativas de la organización. “Nuestra filosofía estuvo siempre orientada a mantener una estructura informática soportada por herramientas de software abierto y bajo ese concepto teníamos nuestro sistema de ofimática en Open Office para todos los usuarios. Sin embargo, el desempeño de la plataforma no satisfacía totalmente nuestros requerimientos internos como área de TI, ni las necesidades de los usuarios”, señala Dávila. 

Según refiere Dávila, tanto desde el punto de vista del área de Tecnología de la empresa como de los usuarios finales, la plataforma generaba conflictos relevantes para la productividad de la organización. “La compatibilidad de los archivos generados por el sistema Open Office era muy difícil  de lograr en el intercambio de información con proveedores y clientes, y este hecho generaba un problema importante de productividad y costos asociados”.

Adicionalmente, el uso de herramientas abiertas generaba grandes dificultades al área de TI al momento de brindar soporte a los usuarios, lo que obligaba a la compañía a contratar los servicios de consultoría externa permanentes de tres firmas para solucionar los problemas generados, lo que a su vez representaba elevados gastos y un factor de afectación a la productividad interna. De ahí que, con la finalidad de eliminar los problemas de compatibilidad y brindar a los usuarios una mejora en sus herramientas de gestión, la empresa decidió migrar toda su plataforma de ofimática hacia los productos Microsoft. Tras una evaluación se determinó un esquema de licenciamiento adecuado a través del cual a finales de 2010 se adquirió 300 licencias de Office 2010, así como licencias de Windows 7 y Windows Server 2008. Durante el 2011 se realizó el proceso de migración de plataformas, con impactos inmediatos sobre la productividad de los colaboradores.

Con la adopción de Office 2010, se incrementó la cantidad de usuarios con posibilidades de acceso a determinadas herramientas. Por ejemplo, el área de ingeniería utiliza una planilla de cálculo de cables en Excel con determinados macros que anteriormente estaba habilitado únicamente en dos computadores con Microsoft Office, mientras que en la actualidad está accesible para 20 usuarios. De igual modo, el avance de cronogramas de obras se evalúa de manera regular a través de Microsoft Project, y toda el área comercial utiliza PowerPoint para el desarrollo de presentaciones hacia clientes. 

De acuerdo con Paulina Paredes, Gerente de Marketing de Microsoft Ecuador, la adopción de herramientas de Microsoft genera importantes beneficios para las organizaciones gracias a que los usuarios están familiarizados con su uso. “Todos los productos de Microsoft están desarrollados bajo una misma línea de funcionalidad, lo que facilita el aprendizaje y la rápida adopción entre los usuarios, con resultados inmediatos y visibles sobre la productividad de las organizaciones”, señala Paredes. De ahí que los colaboradores de Santos CMI no requieren una capacitación permanente y constante sobre el uso de las herramientas de Microsoft Office, lo que significará para la compañía un ahorro anual de $2 millones en gastos vinculados con servicios de consultoría externa y capacitación que eran requeridos con el anterior sistema.

Finalmente, Dávila destaca que la adopción de paquetes de Microsoft Office 2010 trajo consigo resultados concretos para Santos CMI en términos de ventas, pues “gracias a una mejora integral de algunos procesos vinculados al área comercial, obtuvimos un 18 % de aumento en las ventas”. Esto demuestra el valor que otorgan las herramientas de Microsoft para las organizaciones que buscan mayores niveles de productividad y eficiencia en la gestión de sus procesos de negocio.